Catering event outdoor bisa memberi nuansa yang menarik untuk dicoba. Mengadakan event outdoor atau acara luar ruangan semakin populer karena memberikan suasana yang lebih alami, bebas, dan estetik.
Baik itu acara pernikahan, gathering kantor, ulang tahun, hingga festival kecil, konsep outdoor selalu menawarkan pengalaman yang berbeda. Namun di balik keindahan dan kenyamanannya, acara luar ruangan membutuhkan persiapan ekstra terutama dalam hal catering.
Catering event outdoor menjadi salah satu aspek paling krusial yang dapat menentukan sukses tidaknya sebuah acara outdoor. Tantangannya pun lebih kompleks dibanding acara indoor, sebab cuaca tidak bisa diprediksi, penyimpanan makanan harus lebih diperhatikan, peralatan harus tahan kondisi luar ruang, dan pelayanan harus lebih luwes mengikuti alur acara.
Karena itu, memiliki checklist yang tepat sangat membantu untuk memastikan semua aspek catering event outdoor berjalan lancar.
Berikut panduan lengkap Checklist Persiapan Catering Event Outdoor yang bisa kamu gunakan sebagai acuan saat mengatur acara besar di ruang terbuka.
1. Tentukan Konsep Acara Outdoor
Sebelum menghubungi vendor catering, pastikan konsep acara sudah jelas. Konsep berpengaruh besar pada penentuan menu, dekorasi buffet, peralatan yang dibutuhkan, hingga jumlah staf yang diperbantukan.
Beberapa konsep catering event outdoor yang umum:
- Garden party
- Rustic wedding
- Beach event
- Corporate outdoor gathering
- Picnic-style event
- Family day di taman atau lapangan
Dengan konsep yang jelas, vendor catering dapat menyesuaikan dekorasi, jenis hidangan, dan tata layanan sesuai atmosfer acara.
2. Perhatikan Kondisi Lokasi Acara
Setiap lokasi outdoor memiliki karakteristik berbeda yang harus disesuaikan dengan manajemen catering.
Hal yang perlu dicek:
- Akses untuk mobil logistik catering
Apakah kendaraan besar bisa masuk atau perlu jalur alternatif? - Area untuk set-up buffet dan dapur kecil
Vendor membutuhkan space untuk menyiapkan makanan dan menyimpan perlengkapan. - Ketersediaan listrik
Penting untuk alat pemanas, dispenser, lampu dekorasi, hingga live cooking. - Permukaan tanah
Lokasi berumput mungkin memerlukan alas tambahan agar meja stabil. - Arah angin dan potensi debu
Penting untuk menentukan penggunaan penutup makanan yang memadai.
Dengan memahami kondisi lokasi, catering dapat menyiapkan perlengkapan tambahan agar penyajian tetap rapi dan higienis.
3. Pilih Menu yang Aman untuk Outdoor
Tidak semua makanan cocok untuk acara luar ruangan. Suhu yang panas, angin, atau kondisi lembap bisa membuat beberapa hidangan cepat menurun kualitasnya.
Pilih menu utama yang aman seperti:
- Ayam panggang / roasted chicken
- Ikan fillet panggang
- Daging sapi grill
- Tumis sayuran
- Salad dingin
- Nasi putih, nasi uduk, nasi bakar, atau nasi liwet
Hindari menu yang terlalu berisiko:
- Hidangan susu atau krim yang cepat mencair
- Dessert berbahan mentega yang mudah meleleh
- Ikan laut mentah
- Hidangan berkuah berat yang sulit dijaga temperaturnya
Menu outdoor harus seimbang antara rasa lezat, tampilan menarik, dan ketahanan di suhu ruangan.
4. Perhatikan Sistem Penyimpanan & Pemanasan Makanan
Kunci sukses catering event outdoor adalah temperature control.
Vendor catering harus memastikan beberapa hal di bawah ini:
- Hidangan panas disimpan di chafing dish dengan pemanas stabil
- Hidangan dingin disimpan dalam cooling box atau alat pendingin
- Live cooking memiliki standar kebersihan tinggi
- Makanan tidak dibiarkan terbuka terlalu lama
- Peralatan tertutup rapat agar tidak terkontaminasi debu atau serangga
Sistem penyimpanan yang baik menjadi perlindungan utama untuk menjaga keamanan konsumsi.
5. Sediakan Alat Makan yang Praktis & Aman
Catering event outdoor juga membutuhkan alat makan khusus, terutama jika lokasinya jauh dari fasilitas umum.
Pastikan vendor menyediakan:
- Piring yang kuat dan tidak mudah pecah
- Gelas plastik tebal atau stainless
- Sendok-garpu berkualitas
- Tisu cukup banyak
- Tempat sampah di setiap sudut area
- Penutup makanan (cover tray) agar terhindar dari debu
Untuk acara elegan seperti wedding, alat makan tetap bisa berkonsep premium meski outdoor.
6. Tata Letak Buffet yang Efektif
Layout buffet sangat berpengaruh pada kenyamanan tamu saat mengambil makanan catering event outdoor.
Checklist penting:
- Letakkan buffet pada area yang rata dan tidak berlumpur
- Posisi jangan terlalu dekat dengan panggung atau speaker
- Sediakan minimal 2 jalur antrean
- Beri signage agar tamu tahu urutan menu
- Pastikan ada ruang untuk kru catering bergerak
Vendor profesional biasanya sudah punya standar layout yang efisien untuk acara outdoor.
7. Sediakan Minuman Cukup, Terutama untuk Cuaca Panas
Acara outdoor identik dengan udara yang lebih panas, sehingga konsumsi minuman pasti meningkat.
Sediakan:
- Air mineral yang cukup
- Infused water segar
- Es batu dalam jumlah besar
- Minuman manis seperti es teh atau lemon tea
- Minuman herbal hangat untuk malam hari
Pastikan vendor mampu menyediakan stok tambahan agar tamu tidak kehabisan minuman di tengah acara.
8. Pertimbangkan Akses ke Tenda & Pelindung Cuaca
Cuaca adalah faktor paling tidak bisa diprediksi dalam catering event outdoor.
Catering perlu mempersiapkan:
- Tenda khusus untuk buffet
- Tenda untuk dapur mini dan penyimpanan makanan
- Cover anti-air untuk peralatan
- Wind barrier atau pembatas angin
- Payung besar untuk food stall
Dengan proteksi yang tepat, hidangan tetap aman meski cuaca tiba-tiba berubah.
9. Pastikan Jumlah Kru Catering Memadai
Untuk catering event outdoor, jumlah staf biasanya lebih banyak karena:
- Lokasi lebih luas
- Area set-up lebih kompleks
- Pergerakan tamu lebih dinamis
- Persiapan alat makan dan minuman lebih banyak
Vendor profesional akan menghitung kebutuhan kru sesuai jumlah tamu dan kompleksitas acara.
10. Koordinasi dengan Vendor Lain
Agar acara berjalan lancar, catering harus bekerja sama dengan vendor lain seperti:
- Dekorasi
- Sound system
- Lighting
- EO (Event Organizer)
- Venue outdoor
- Fotografer
- Vendor live entertainment
Koordinasi memastikan tidak ada area yang saling tumpang tindih dan acara berjalan harmonis.
11. Perhatikan Waktu Penyajian
Untuk outdoor event, waktu sangat penting karena makanan harus disajikan pada peak freshness. Pastikan vendor:
- Tepat waktu datang
- Tidak terlalu cepat set-up agar makanan tidak terpapar lama
- Menyesuaikan waktu saji dengan rundown acara
Vendor yang berpengalaman akan mengatur timing dengan presisi.
12. Sediakan Plan B untuk Cuaca Ekstrem
Apabila cuaca tidak menentu, maka kamu perlu mempersiapkan plan B atau rencana cadangan.
Untuk itu, coba siapkan beberapa opsi berikut ini:
- Pindah ke tenda tertutup
- Menambah kipas angin atau blower
- Memindahkan beberapa stall ke area lebih aman
- Menutup buffet lebih rapat saat hujan
Dengan rencana cadangan, diharapkan acara tetap kondusif apa pun cuacanya.
Mengadakan event outdoor memang menghadirkan tantangan tersendiri, tetapi dengan persiapan yang tepat, acara bisa berlangsung indah, lancar, dan berkesan. Catering menjadi elemen penting yang harus direncanakan dengan matang, mulai dari pemilihan menu, manajemen makanan, tata letak, hingga proteksi dari cuaca.
Agar acara outdoor berjalan sukses, pastikan bekerja sama dengan vendor catering yang berpengalaman dan memahami kebutuhan acara luar ruangan.
Rekomendasi Vendor: Zulia Catering
Jika kamu mencari vendor catering outdoor yang profesional, berpengalaman, dan dapat menangani berbagai event skala besar, Zulia Catering adalah pilihan yang sangat tepat.
PT Pesona Zulia Catering
Alamat: Jl. Kebantenan No. 52, Pondok Aren – Tangerang Selatan
WA: 0812-8495-0300
Zulia Catering menawarkan menu lengkap mulai dari Rp40.000–Rp45.000, sangat cocok untuk event outdoor yang membutuhkan porsi cukup, rasa lezat, dan penyajian higienis. Menghemat biaya catering nikah bukan berarti menurunkan kualitas.
Dengan strategi tepat seperti mengatur jumlah tamu, memilih menu efisien, memanfaatkan paket all-in, serta bekerja sama dengan vendor terpercaya seperti Zulia Catering, acara tetap terasa mewah, tamu puas, dan anggaran tetap aman.